協(xié)同工單是一個(gè)很常見的現(xiàn)象,處理的不好,很容易引起客戶投訴,甚至影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的士氣。那么對(duì)于協(xié)同工單應(yīng)該如何處理呢?
協(xié)同工單,是指在客戶有投訴或者咨詢的時(shí)候,通過后臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行處理的一種方式。協(xié)同工單會(huì)對(duì)客戶和內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄,并對(duì)其進(jìn)行分類管理。

設(shè)置條件
在設(shè)置條件的時(shí)候,要注意不能超過3條。
在設(shè)置條件的時(shí)候,要注意在設(shè)置完條件之后,所有客戶都必須在系統(tǒng)上才能看到。如果系統(tǒng)上沒有,那么就不能看到,或者即使顯示了也無法操作。
如果想要多個(gè)條件的話,就要使用篩選功能。
創(chuàng)建
1、創(chuàng)建工單前,先登錄系統(tǒng),進(jìn)入到系統(tǒng)操作頁面中,在【我的工作】中點(diǎn)擊【工單管理】。
2、然后點(diǎn)擊【創(chuàng)建工單】按鈕。
3、選擇類型,填寫主數(shù)據(jù)和附件內(nèi)容,以及客戶的信息。
4、創(chuàng)建好之后,可以進(jìn)行審核。審核通過后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)電子表單。
5、用戶可以通過電子表單向我們發(fā)送訂單請(qǐng)求,并且在系統(tǒng)中查看訂單詳情。
6、點(diǎn)擊【查看】按鈕,可以查看訂單詳情。
流轉(zhuǎn)
在處理時(shí),會(huì)進(jìn)入工單中心,并通過彈窗顯示給相關(guān)人員,由相關(guān)人員進(jìn)行處理。如客戶需要更改、刪除等操作,則會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到工單中心,并由相關(guān)人員進(jìn)行處理。而如果遇到復(fù)雜的問題,則可以通過工單中心的流轉(zhuǎn)功能,將問題推送到其他部門或者公司。
處理
當(dāng)客戶遇到問題后,會(huì)將相關(guān)內(nèi)容發(fā)送到系統(tǒng)中,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別,并把信息同步給相關(guān)工作人員進(jìn)行處理。
工作人員在接到工單后,需要及時(shí)了解詳情,進(jìn)行有效溝通,如果問題已經(jīng)解決了,工作人員需要及時(shí)將工單轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門;如果問題還沒有解決,那么工作人員需要盡快給出解決方案。
消息通知
當(dāng)客戶發(fā)起工單的時(shí)候,如果我們沒有及時(shí)處理,那么在客戶那里就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)消息通知,這對(duì)于我們來說是一件很尷尬的事情。這個(gè)時(shí)候我們可以通過系統(tǒng)設(shè)置消息通知的功能,當(dāng)發(fā)起后,系統(tǒng)會(huì)在第一時(shí)間通知客服人員進(jìn)行處理。這樣我們就不會(huì)在處理過程中出現(xiàn)尷尬的情況。
以上就是關(guān)于協(xié)同工單怎么處理的一些介紹了。對(duì)于企業(yè)而言,如果不能及時(shí)處理好投訴或咨詢,不僅會(huì)影響企業(yè)形象,而且會(huì)給公司帶來很大的損失。
目前市面上有很多工單軟件,比如天潤融通、環(huán)信云等等。這些軟件都有很好的功能和特點(diǎn)。但是在選擇時(shí)一定要注意這些軟件的適用范圍,避免因使用不當(dāng)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓等問題。