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搭建公司知識庫，關(guān)注著幾點就夠用了

原創(chuàng)

2024/02/06 16:34:02

來源：天潤融通

作者：Tian

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本文摘要

我們常說，知識管理就是讓組織知識資產(chǎn)流動起來，在一個地方沉淀下來。怎樣沉淀和利用這種知識是一個值得研究與討論的話題。知識管理不是簡單地存檔公司積累的文檔和材料，更重要的是創(chuàng)建共享、運用、共享和再利用的文化。

在信息爆炸的今天，知識的價值與日俱增。但是很多企業(yè)卻沒有為知識管理做好足夠的準備。

搭建公司知識庫

目前在公司內(nèi)部構(gòu)建知識庫主要關(guān)注以下幾點：

建立知識庫的目的

1、對已有的知識進行挖掘，并在公司內(nèi)部實現(xiàn)共享，提升知識利用率，并使員工能夠隨時隨地地獲取所需要的知識;

2、根據(jù)已有的知識，不斷更新產(chǎn)品或服務(wù)，提升企業(yè)的市場競爭力;

3、利用外部信息、內(nèi)部經(jīng)驗來完善產(chǎn)品或服務(wù)，使其更加貼近市場，滿足客戶需求;

4、充足利用積累的經(jīng)驗，協(xié)助員工更快地達到目標，并相應(yīng)塑造員工能力;

5、提升團隊之間的交流與合作。企業(yè)之間的競爭實質(zhì)上是企業(yè)文化良性競爭。文化出色的公司會獲得市場機遇，在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟。出色的文化是由員工攜手共創(chuàng)的。建立企業(yè)知識庫是公司造就優(yōu)秀文化的過程。

搭建知識庫的關(guān)鍵要素

1、用戶參與：員工參加激勵機制是構(gòu)建知識庫的動力。公司應(yīng)建立完善用戶參與制度，激勵員工積極表達意見，成為一種習(xí)慣。

2、知識共享：建立公司知識庫的最終目的是方便員工獲得知識，提高效率。因而，員工應(yīng)掌握知識庫效果，并積極參與其中。員工的共享行為是公司對管理結(jié)論的肯定。

3、文檔管理：梳理目前文檔，形成文檔目錄，分組管理，便捷員工搜索應(yīng)用。培訓(xùn)新員工，把握公司知識庫構(gòu)造，和同事分享內(nèi)容。針對關(guān)鍵材料，還應(yīng)設(shè)置專門的“文檔目錄”，便捷查詢。

知識庫的運行方式

1、內(nèi)容發(fā)布：內(nèi)容的發(fā)布包括公司內(nèi)部和外部兩種。

內(nèi)部發(fā)布：由公司各部門、各業(yè)務(wù)部門的員工將需要共享的文件或資料，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行上傳。外部發(fā)布：主要是針對企業(yè)客戶和潛在客戶進行，在互聯(lián)網(wǎng)上將需要共享的文件或資料以文本文件或圖片形式上傳到公司的內(nèi)網(wǎng)。

2、檢索：公司內(nèi)部員工可以通過多種檢索方式來查找所需內(nèi)容。

3、共享：員工能通過共享頁面共享收集的文件或材料，還可以幫助別的員工。

管理與維護

公司知識庫建立后，進一步管理和維護知識庫。系統(tǒng)需要維護和更新內(nèi)容，以保證各種資料的時效性。

內(nèi)容管理：負責(zé)知識收集、整理、分類、審核和發(fā)布等環(huán)節(jié)，檢查內(nèi)容是否準確、完整，是否有利于企業(yè)業(yè)務(wù)開展，檢查時需要嚴格遵守企業(yè)內(nèi)部保密和隱私規(guī)定。

權(quán)限管理：管理不同用戶角色訪問控制和權(quán)限分配。根據(jù)員工職位和職責(zé)設(shè)置不同的訪問權(quán)限。

版本控制：記錄知識版本的變更歷史，以便追蹤和回溯，實現(xiàn)不同版本知識一致和兼容性。

備份與恢復(fù)：定期數(shù)據(jù)備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)策略與流程，應(yīng)對數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況。

更新與維護：內(nèi)容更新、修改和完善，定期審查和更新，監(jiān)測運行狀況，及時解決故障和問題。

總結(jié)

企業(yè)想要搭建知識庫是一個比較復(fù)雜的過程，要有全面的知識管理策略，在搭建之前，確定企業(yè)內(nèi)部管理需求，選擇適合企業(yè)的管理工具和方法，才能夠建立一個可持續(xù)發(fā)展的知識庫體系。

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