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知識(shí)庫信息系統(tǒng)：對現(xiàn)有資源有效管理和充分利用

原創(chuàng)

2023/11/27 11:35:45

來源：天潤融通

作者：Tian

圖標(biāo) 2095

本文摘要

企業(yè)知識(shí)庫的建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為最重要的生產(chǎn)要素，它成為企業(yè)提高生產(chǎn)效率、增強(qiáng)競爭能力和創(chuàng)造新產(chǎn)品新服務(wù)的主要?jiǎng)恿?。而建立企業(yè)知識(shí)庫，以實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有資源有效管理和充分利用。

企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的文檔，例如合同、法律文件、業(yè)務(wù)文檔、財(cái)務(wù)文檔、營銷文檔等等。這些文檔大都分散在企業(yè)各部門，不僅增加了企業(yè)的管理成本，還造成了信息的不對稱。如何在各部門之間建立一個(gè)溝通的平臺(tái)，使各部門共享文檔信息，并快速檢索到所需要的信息成為亟待解決的問題。

知識(shí)庫系統(tǒng)是指在計(jì)算機(jī)上以非結(jié)構(gòu)化的文本文件、圖像、音頻和視頻等形式，存儲(chǔ)和管理具有知識(shí)性的信息。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)通過對知識(shí)庫中內(nèi)容識(shí)別、組織和推理，根據(jù)用戶輸入的知識(shí)和信息自動(dòng)地進(jìn)行匹配，并提供相關(guān)的檢索結(jié)果。

建立一套完整的信息檢索機(jī)制，根據(jù)用戶提供的相關(guān)信息自動(dòng)地進(jìn)行檢索并將結(jié)果呈現(xiàn)給用戶。

知識(shí)庫信息系統(tǒng)

目前，很多企業(yè)已經(jīng)將知識(shí)庫系統(tǒng)應(yīng)用于內(nèi)部管理中，如人力資源管理、客戶服務(wù)管理、產(chǎn)品質(zhì)量控制、生產(chǎn)制造管理等方面。在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用知識(shí)庫系統(tǒng)能為企業(yè)帶來巨大的效益。

降低企業(yè)成本

企業(yè)使用知識(shí)庫系統(tǒng)能降低企業(yè)成本，因?yàn)樗鼮槠髽I(yè)提供了一套完整的、安全的、統(tǒng)一的管理體系，便于企業(yè)對員工的培訓(xùn)，降低了員工培訓(xùn)成本，減少了重復(fù)培訓(xùn)的人力物力成本。

企業(yè)在使用知識(shí)庫系統(tǒng)時(shí)還可以獲得專業(yè)人員的指導(dǎo)，這樣既可以保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性，又可以提高系統(tǒng)對用戶的響應(yīng)速度。在使用系統(tǒng)時(shí)還可以獲得專業(yè)人員提供的各種培訓(xùn)資料，使企業(yè)的員工能夠獲得更多、更新的知識(shí)。

提高工作效率

在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用知識(shí)庫系統(tǒng)，能夠有效地降低人力資源的浪費(fèi)，提高員工的工作效率，企業(yè)可以將企業(yè)中的知識(shí)進(jìn)行分類整理，并為員工提供一個(gè)學(xué)習(xí)和使用的平臺(tái)，幫助員工提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作效率。

知識(shí)庫系統(tǒng)還能夠?yàn)槠髽I(yè)提供大量有用的信息，供員工查詢使用，幫助員工更快地找到所需要的信息。企業(yè)能夠有效地縮短內(nèi)部溝通的時(shí)間成本，降低管理成本。

提升產(chǎn)品質(zhì)量

建立知識(shí)庫系統(tǒng)能為企業(yè)提供一個(gè)信息的交流平臺(tái)，將員工在工作中積累的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)庫，并通過共享，為企業(yè)員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。員工可以在系統(tǒng)中查找到相關(guān)的產(chǎn)品知識(shí)，并進(jìn)行學(xué)習(xí)和運(yùn)用，不斷提高自身的產(chǎn)品質(zhì)量。

員工能夠在系統(tǒng)中看到自己所掌握的產(chǎn)品知識(shí)，并對自己不熟悉或不清楚的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行查詢學(xué)習(xí)，這樣員工可以提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量，還能為企業(yè)提供有效的客戶服務(wù)。

加強(qiáng)企業(yè)的管理

企業(yè)的管理離不開知識(shí)，企業(yè)要想長期生存，就必須不斷提高自己的管理水平，在管理中要充分運(yùn)用知識(shí)管理。系統(tǒng)通過對企業(yè)內(nèi)部信息和數(shù)據(jù)的整理和歸納，可以使企業(yè)的管理層和員工能及時(shí)了解公司的狀況，并及時(shí)對公司進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

將企業(yè)內(nèi)部信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地整合，并對這些內(nèi)容進(jìn)行分類、總結(jié)、歸納，形成企業(yè)資產(chǎn)的有機(jī)整體。這樣不但可以使企業(yè)內(nèi)部員工掌握更多的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還能有效地提高企業(yè)管理水平。

促進(jìn)知識(shí)共享

企業(yè)知識(shí)庫能夠?yàn)閱T工提供一個(gè)學(xué)習(xí)、交流和共享知識(shí)的平臺(tái)，有利于企業(yè)知識(shí)的傳播與共享?？梢詫?shí)現(xiàn)員工對個(gè)人的知識(shí)貢獻(xiàn)進(jìn)行記錄和跟蹤，為員工提供一個(gè)激勵(lì)機(jī)制。利用系統(tǒng)中的激勵(lì)機(jī)制，能夠提高員工對公司知識(shí)管理和共享的積極性。

通過知識(shí)庫管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對員工的工作行為進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，能夠準(zhǔn)確地掌握員工的知識(shí)貢獻(xiàn)情況，為企業(yè)對員工工作行為進(jìn)行改進(jìn)提供依據(jù)。

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