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知識(shí)庫體系建設(shè)與管理辦法，打造良好的內(nèi)部知識(shí)循環(huán)體系

原創(chuàng)

2024/01/05 14:13:44

來源：天潤(rùn)融通

作者：Tian

圖標(biāo) 2681

本文摘要

隨著數(shù)字化、智能化、平臺(tái)化等技術(shù)的飛速發(fā)展，以及知識(shí)管理需求的不斷提高，“知識(shí)庫”成為了企業(yè)、組織中越來越重要的知識(shí)管理內(nèi)容，企業(yè)與組織越來越重視經(jīng)驗(yàn)沉淀與積累，如何將企業(yè)經(jīng)驗(yàn)固化下來并傳播出去成為了很多人關(guān)注的話題。

而知識(shí)管理平臺(tái)就是在這樣的背景下應(yīng)運(yùn)而生的，以管理為核心，集企業(yè)資源、應(yīng)用和流程管理于一體的綜合性服務(wù)平臺(tái)。具備很強(qiáng)的通用性、兼容性和開放性，可以實(shí)現(xiàn)用戶按需自定義建設(shè)與使用，提供高質(zhì)量、高效率、低成本的服務(wù)。

知識(shí)庫體系建設(shè)與管理辦法

分類與管理

在建設(shè)知識(shí)庫時(shí)，首先要根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分類，將用戶感興趣的內(nèi)容進(jìn)行整理歸類，并根據(jù)其屬性對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)管理。內(nèi)容管理將知識(shí)劃分為多個(gè)類別，并通過權(quán)限進(jìn)行管控，不同用戶可根據(jù)不同的權(quán)限看到和下載內(nèi)容，讓用戶在使用管理平臺(tái)時(shí)有一個(gè)明確的操作方向。

內(nèi)容建設(shè)

內(nèi)容建設(shè)是知識(shí)管理工作的核心，在內(nèi)容建設(shè)中要注意以下幾點(diǎn)：

1、突出重點(diǎn)，避免無序;

2、選擇適合的內(nèi)容展現(xiàn)形式;

3、進(jìn)行合理分類;

4、定期進(jìn)行版本更新;

5、制定內(nèi)容更新制度。

通過這些操作，將知識(shí)進(jìn)行整理、分類，從而幫助用戶在最短時(shí)間內(nèi)獲取到自己所需的信息。

知識(shí)獲取

知識(shí)獲取，主要是從外部或內(nèi)部收集，并通過管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、存儲(chǔ)、共享和應(yīng)用。

獲取外部知識(shí)的主要途徑有：

(1)在企業(yè)內(nèi)部各部門收集信息。比如，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立知識(shí)管理小組，可以通過組織架構(gòu)的形式將各部門的員工納入到管理小組中來，由小組負(fù)責(zé)收集與整理各部門員工提交的各種資料。

(2)通過外部獲取。可以通過直接購買、合作開發(fā)等方式獲取所需的外部知識(shí)。

(3)通過對(duì)已有的資料進(jìn)行分析、總結(jié)。比如，企業(yè)內(nèi)部擁有很多文檔，那么可以將這些文檔進(jìn)行分類整理后進(jìn)行分析與總結(jié)，最終形成知識(shí)庫。

安全與權(quán)限

知識(shí)庫的安全與權(quán)限管理是企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，用戶使用過程中，如果出現(xiàn)信息泄露、侵權(quán)等問題，不僅會(huì)造成企業(yè)大量資源損失，還會(huì)影響員工的工作積極性，甚至導(dǎo)致企業(yè)形象受損。

企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理人員必須要對(duì)數(shù)據(jù)庫安全與權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。在設(shè)計(jì)權(quán)限時(shí)，需要保證其保密性、完整性和可用性，盡可能做到可擴(kuò)展性和可維護(hù)性。

內(nèi)容更新和維護(hù)

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)需要對(duì)已有的內(nèi)容進(jìn)行更新和維護(hù)，在這一過程中，企業(yè)知識(shí)庫需要與業(yè)務(wù)發(fā)展保持同步，避免內(nèi)容過期導(dǎo)致業(yè)務(wù)流失，尤其是產(chǎn)品介紹、行業(yè)規(guī)范等。企業(yè)需要建立健全知識(shí)庫的更新和維護(hù)機(jī)制，一方面要對(duì)現(xiàn)有的內(nèi)容進(jìn)行收集、整理、更新;另一方面也要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，不斷地完善。

為了更好地完善知識(shí)庫體系建設(shè)和管理工作，企業(yè)可以將知識(shí)庫與管理平臺(tái)相結(jié)合。以管理平臺(tái)作為載體，通過將企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)固化到數(shù)據(jù)庫中，并不斷地更新、補(bǔ)充與完善，從而為企業(yè)業(yè)務(wù)的開展提供支持和服務(wù)，形成良好的內(nèi)部知識(shí)循環(huán)體系。

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